Waarom we zo’n grote moeite hebben met het halen van deadlines

Waarom we zo’n grote moeite hebben met het halen van deadlines

We werken met deadlines om tijdig de gewenste resultaten te bereiken en onze doelen te halen. Deadlines geven duidelijkheid. Als directeur of bestuurder geef je aan wat het doel is en stel je een ultimatum wanneer een bepaalde actie uitgevoerd moet zijn of wanneer een project opgeleverd moet worden. Managers en (zelfsturende) teams weten zo wat er van hen verwacht wordt en waar naartoe gewerkt moet worden. Wat doe je als blijkt dat de deadline niet gehaald gaat worden, omdat het een bullshit deadline is?

Verspil geen tijd en energie aan bullshit deadlines

In de 19e eeuw was de ‘deadline’ een lijn bij een Amerikaanse gevangenis. Als een gevangene over deze lijn ging, werd hij neergeschoten. Stel je eens voor dat we deadlines nu nog steeds zo letterlijk zouden nemen. Hoeveel mensen zouden er nu dan nog leven omdat zij vóór de deadline bleven?

Bij een ‘bullshit deadline’ zijn er geen consequenties als een bepaald resultaat niet af is voor de deadlinedatum. We noemen het een deadline, maar dat is het dus eigenlijk niet. Je stuurt op een einddatum die in de praktijk nietszeggend en onzinnig is.

Heeft het programmateam de deadline al een keer verschoven? Of zelfs al meerdere keren? Had die verandering eigenlijk twee jaar geleden al klaar kunnen zijn? Praten de betrokkenen over de deadline alsof het alleen een indicatie is, bijvoorbeeld: “De nieuwe verwachte opleverdatum is…”? Je hebt dan te maken met een bullshit deadline.

Zonder deadline geen resultaat

Deadlines zijn nog steeds belangrijk. We hebben deadlines nodig om productief te zijn. We hebben namelijk de neiging om dingen voor ons uit te schuiven, omdat er zoveel andere dingen zijn om te doen.

Bullshit deadlines verspillen veel geld en talent. Je hebt budgetten en capaciteit gealloceerd voor trajecten die gedoemd zijn te mislukken, terwijl andere initiatieven daardoor onvoldoende ruimte krijgen. Verkeerd gestelde deadlines zorgen ook voor onnodige vertraging in het bereiken van strategische doelen.

Hoe ontstaat een bullshit deadline?

Je wilt geen bullshit deadlines, want je wilt niet dat er tijd en geld verspild wordt. Ik geef je 5 manieren waarbij een deadline op een verkeerde manier vastgesteld wordt. Je kunt alert zijn op deze voorbeelden, zodat je bullshit deadlines steeds sneller gaat herkennen.

1. De deadline IS EEN doel op zichzelf

Je kunt de indruk hebben dat het probleem is opgelost wanneer er een deadline is, want er is dan immers een einddatum. Zo’n deadline wil niet zeggen dat er ook aan het probleem gewerkt wordt. Je vraagt een manager of projectleider naar de stand van zaken en dan krijg je waarschijnlijk iets te horen als: “Ja, [die deadline] klopt” en “We zijn nu nog hier mee bezig, daarna gaan we daarmee aan de slag”. De oorzaak is dat men geen verantwoordelijkheid neemt voor het bereiken van het resultaat en dat “ik heb het druk” nog steeds een graadmeter voor succes is.

2. De deadline is enkel bepaald omdat deze moet worden vermeld op rapportages

In elk plan van aanpak staat een lijstje met resultaten en einddatums. Heb je gemerkt dat die data in ieder geval nooit gehaald worden? Hetzelfde geldt voor het overzicht van alle projecten en programma’s (je veranderportfolio). We zijn met z’n allen dol op statuslijstjes (liefst met stoplichtkleuren), terwijl het over het algemeen weinig zegt over de voortgang in het oplossen van de problemen die op de lijst staan. De oorzaak is dat het waarom van het beoogde resultaat onvoldoende helder of bekend is.

3. De deadline is een willekeurig gekozen datum

Je neemt aan dat de deadline die je ziet, ergens op gebaseerd is. Meestal is dat helemaal niet zo, maar is er gewoon een datum geprikt. De einddatum is niet gerelateerd aan een bepaalde businessmijlpaal, is niet gebaseerd op benodigde inspanning en heeft niets te maken met verwante deadlines die eerst gerealiseerd moeten worden. Je hebt een bepaald resultaat opgenomen in het Jaarplan en die krijgt dan als deadline “31-12”. Het komt vaak voor dat de deadline een periode is, bijvoorbeeld “in een volgende sprint” of “Q3 2019”. Dat zegt meer iets over wanneer je het daadwerkelijk gaat inplannen, dan wanneer het af is. De oorzaak is dat er onvoldoende over nagedacht wordt over deadlines.

4. De deadline hangt samen met te lage verwachtingen

We baseren de deadline op eerdere ervaringen met veranderingen. Vaak wordt gedacht dat er veel tijd nodig is om een bepaald resultaat te realiseren. Dat er in het verleden een jaar nodig was om processen en systemen te integreren na een fusie, wil niet zeggen dat die tijd nodig is na elke fusie. Als je een jaar de tijd hebt, is er ook een jaar nodig. Ook wordt gedacht dat er extra mensen nodig zijn om aan de verandering te werken of om tijdelijk het werk over te nemen om medewerkers te ontlasten. Je moet dan wachten tot die mensen er zijn. Maar met extra ‘deskundige handjes’ gaat het niet altijd sneller en zeker niet efficiënter. De oorzaak is dat we onszelf en anderen onderschatten.

5. De deadline is gesteld door een ‘tandloze’ toezichthouder

Veel toezichthouders hebben een breed arsenaal aan maatregelen die ze kunnen treffen. Van een boete opleggen tot het intrekken van een vergunning. Toch gebeurt dit relatief weinig. Je merkt niet zoveel van deze ‘tandloze’ toezichthouders. De oorzaak is dat toezichthouders heel veel begrip tonen voor organisaties en bedrijven. Ze geven bijvoorbeeld ruim de tijd om te voldoen aan nieuwe wet- en regelgeving of om een afwijking te corrigeren. (Als je dat fijn en handig vindt, dan maak je jezelf schuldig aan ‘deadline is doel op zichzelf’ zoals beschreven bij punt 1)

stop met bullshit deadlines

Heb jij veel te maken met ‘bullshit deadlines’? Doorbreek dit. Stel echte deadlines en zorg dat ze gehaald worden!

Wil je hier ideeën over? Vraag een strategiegesprek aan.

Saskia Giesbers in de Kunsthal

Over Saskia Giesbers

Saskia is een expert op het gebied van veranderen. Ze heeft
organisaties in verschillende branches geholpen om hun
doelen te realiseren.

“Hoe meer complex het vraagstuk, hoe meer betrokkenen,
hoe meer tijdsdruk, hoe leuker het is!”

Lees meer over Saskia.

Meer inspiratie

Wat je als directeur of bestuurder kunt leren van het Klimaatakkoord
Bryn Freedman en Halla Tómasdóttir in gesprek